Als je mensen uit wilt nodigen voor een evenement of gelegenheid, dan zal je een uitnodiging gaan schrijven. Je wilt uiteraard dat zoveel mogelijk mensen naar je evenement komen, dus moet je mensen op de hoogte stellen van de gebeurtenis. Een goed geschreven uitnodiging is dan van groot belang! In dit artikel ga ik je alles uitleggen over het schrijven van een uitnodiging die mensen aanzet om te komen.
Bepaal welk medium je gaat gebruiken
Als je een uitnodiging wilt gaan versturen, zal je eerst moeten kiezen welk medium je gaat gebruiken. Je hebt hierin vier mogelijkheden: e-mail, brief, speciaal drukwerk of website.
E-mail is een veel gebruikt medium om uitnodigingen te versturen. Het is kosteloos en snel. Voor interne gelegenheden is dit dan ook erg handig. Als je een mail-uitnodiging stuurt, hou je de tekst kort. Eventueel kun je de lezers doorverwijzen naar meer informatie via een link.
‘Lees hier alles over het evenement.’ (link)
Voor gelegenheden waarbij je ook relaties (zoals zakenpartners of klanten) uitnodigt, is een e-mail minder voor de hand liggend.
-Opvallen via mail is veel moeilijker dan met een brief of speciaal drukwerk. Een mail kan makkelijk ‘verzuipen’ tussen alle andere mails die de ontvanger ontvangt. De kans bestaat dan dus dat je mail door de verkeerde persoon, te laat of helemaal niet wordt gelezen.
-E-mail wordt tegenwoordig enorm veel gebruikt. Dit komt voornamelijk door de snelheid van mailen. Maar die snelheid brengt in dit geval juist een probleem met zich mee. Je wilt namelijk niet dat je ontvanger je uitnodiging in enkele seconden scant en weer doorgaat met het volgende. Dit is wel een mogelijkheid als je je uitnodiging via e-mail verstuurt.
Brief
Naar relaties zou je dus misschien beter kunnen kiezen voor een fysieke brief. Dit heeft namelijk een hogere attentiewaarde. Mocht je je uitnodiging via een brief doen, denk dan aan deze tips:
1. Zorg ervoor dat de naam (en het logo) van je bedrijf duidelijk zichtbaar is op zowel de brief als de envelop.
2. Zet een duidelijke titel bovenaan je brief, zo weet de lezer gelijk waar het over gaat.
3. Kies vervolgens voor een zo persoonlijk mogelijke aanspreking. Zeg dus niet alleen “Beste,” of “geachte,”. Ook als je de naam niet weet, zeg dan iets als:
- Beste klant,
- Beste abonnee (van …),
- Beste buurtbewoner,
- Etc.
Hoe meer de ontvanger zich aangesproken voelt, hoe groter de kans dat hij naar de gebeurtenis zal komen.
4. In de brief (of onderaan in de vorm van een PS) zou je nog kunnen verwijzen naar jouw website of naar een website met meer informatie.
Speciaal drukwerk
Wil je de uitnodiging extra speciaal maken, dan kun je hem laten drukken. Je kunt kiezen voor een afwijkende vorm, een originele lay-out of een kleurenspel. Let wel op, hoe bijzonderder je hem maakt hoe meer het zal kosten.
Zorg dat je speciale drukwerk goed aansluit bij je evenement en dat de lezer meteen enthousiast wordt.
Website
En als laatste kan je een uitnodiging plaatsen op een website. Dit werkt alleen goed als je doelgroep goed geïnformeerd is, dat de uitnodiging/uitnodigingen via dat kanaal loopt/lopen. Daarnaast moet je rekening houden met ouderen die misschien geen verstand hebben van het internet. Een combinatie van brief en website, werkt het beste. Eventueel kun je een korte introductie doen in de brief en dan een verwijzing naar je website. Hier staat dan meer informatie.
Wat zet je allemaal in een uitnodiging?
Nadat je besloten hebt welk medium je wilt gebruiken is het tijd om de uitnodiging te gaan schrijven. Een goeie uitnodiging geeft tenminste antwoord op de vragen: wie, wat, waar, wanneer (2x).
1. Wie: wie nodigt uit?
De ontvanger wilt graag meteen weten wie hem uitnodigt. Vermeld dus de naam (en eventueel logo) van je organisatie. Gaat het om een samenwerkingsverband, vermeld dan alle betrokken partijen.
Uitsluitend een bedrijfsnaam is echter niet voldoende. Wij mensen willen graag weten wie er achter de mail zit. Daarom is het aan te raden om de naam van de bedrijfsleider, hr-manager of contactpersoon te vermelden. Vaak gebeurt dit onderaan de brief, inclusief handtekening van desbetreffende persoon.
2. Wat: het evenement zelf
Voordat de ontvanger je mail/brief leest moet hij al een idee hebben van de gelegenheid. Dit kun je het beste aangeven door middel van een foto, titel of opvallende zin. Zorg dat deze opvalt. In de tekst kun je vervolgens meer uitleg geven over de aanleiding of het doel van het evenement. Geef ook duidelijk aan wat de gasten kunnen verwachten. Omschrijf de gebeurtenis zo positief en aantrekkelijk mogelijk. Foto’s doen het ook altijd goed.
3. Wanneer: datum
Vermeld zeker de datum van je evenement. Die datum is bij voorkeur 1 à 2 maanden verwijderd van de datum waarop je de uitnodiging stuurt. Stuur je hem langer van tevoren dan kan het zijn dat mensen hem eerst opzij leggen en daarna vergeten. Maar doe je het te kort van tevoren, dan is de kans aanwezig dat veel mensen al wat anders hebben ingepland.
Tip: Vermeld niet alleen de datum, maar ook de dag. Bijvoorbeeld: vrijdag 13 oktober.
4. Wanneer: tijdstip
Geef ook aan hoe laat je de gasten verwacht. Eventueel kun je een verschil maken tussen het tijdstip waarop ‘de deuren opengaan’ en de aanvang van het evenement. Ook vinden mensen het vaak fijn om een eindtijd te weten. Zo kunnen de planning van die dag goed controleren. Mocht er geen precieze eindtijd zijn kun je een indicatie geven of een globaal overzicht van de planning.
5. Waar: locatie
Waar vindt het evenement plaats? Probeer zo duidelijk mogelijk te zijn, zodat niemand verkeerd komt te staan. Geef de naam van de locatie met het bijbehorende adres.
Naast deze 5 verplichte onderdelen zijn er ook enkele optionele onderdelen van een uitnodiging.
1. Ligging
Een plattegrond met daarop een pijl en eventuele looproute, kan soms aan te raden zijn. Bijvoorbeeld als de parkeerplaats niet gelijk naast de evenement locatie ligt. Of als het de situatie overzichtelijker maakt om dit toe te voegen.
2. Eten
Voor gasten is het soms handig om te weten of er eten aanwezig is. Als jij een heel buffet geregeld hebt wil je niet dat de gasten allemaal geen honger hebben omdat ze van tevoren al gegeten hebben. Dit kun je dus vermelden in je uitnodiging.
3. Ontvanger of geadresseerde
Geef duidelijk aan, aan wie de uitnodiging bedoeld is. Alleen aan de ontvanger of ook aan de partner? Of aan het hele gezin?
4. Inschrijving
Wil je vooraf graag weten hoeveel gasten je kunt verwachten? Vraag dan aan de lezer of die zich wilt opgeven voor het evenementen. Dit kan via een website, een e-mail of een antwoordkaart.
5. Dresscode
Bij feestelijke gelegenheden kan je een dresscode op de uitnodiging schrijven. Zo weten de gasten hoe ze zich moeten kleden en weten ze zeker dat ze niet over- of underdressed zijn. De meest gebruikelijke dresscodes zijn:
- Gala of avondkleding
- Cocktail
- Stadskledij (tenue de Ville)
- Casual
6. Cadeautip
Bij sommige evenementen hoort uiteraard geen cadeau, maar bij een jubileum, pensionering, afscheid, etc. kan dit wel horen. Zo help je de lezers met een idee.
7. Programma
Als je mensen uitnodigt voor bijvoorbeeld een congres, presentatie, opening of open dag, weten zij graag van tevoren hoe het programma eruitziet. Dit stelt te lezer in staat om hun dag te plannen.
Als het programma beknopt is kun je hem bij op de uitnodiging zetten. Is het programma wat uitgebreider dan kun je op de uitnodiging een verwijzing zetten naar het programma. Bijvoorbeeld een verwijzing naar je website met daarop het volledige programma.
Het is ook belangrijk dat je duidelijk de begin- en eindtijden aangeeft van de verschillende onderdelen van het programma. Mochten de onderdelen niet op dezelfde locatie plaatsvinden, zet dan ook duidelijk de locatie bij het onderdeel.
Wees verder ook niet te schuw met informatie. Zet bijvoorbeeld niet neer “workshop”, maar vertel dan een beetje over die workshop. Bijvoorbeeld “Workshop van Hans Klok over goocheltrucs”. Zo weten de lezers wat ze kunnen verwachten.
Extra tips voor het schrijven van een uitnodiging
Als laatste nog wat extra tips om je uitnodiging een succes te maken.
1. Eerder in de tekst vertelde ik dat je een uitnodiging het beste 1 à 2 maanden vooraf kunt versturen. Denk je nou dat dat nog niet lang genoeg van tevoren is en dat sommigen hun agenda al vol hebben staan? Maak dan gebruik van een vooraankondiging. Een “save the date”. Een kort bericht waarin je de datum en tijd vermeld en aangeeft wat het evenement is. Voor meer details verwijs je naar de uiteindelijke uitnodiging die je later nog zal versturen. Nu kunnen de lezers die dag in ieder geval vrijhouden, maar vergeten ze het niet, want je stuurt 1 à 2 maanden van tevoren de volledige uitnodiging.
2. Een paar dagen of een week voordat het evenement is, kun je eventueel nog een reminder sturen. Vertel dat je uitkijkt naar de komst van de genodigde. Eventueel kun je ook nog aanvullende informatie geven. Bijvoorbeeld over parkeergelegenheden of iets dergelijks.
3. Zorg voor een goeie aanhef. Doe dit bij voorkeur in enkelfout en maak het zo persoonlijk mogelijk. Zeg dus niet alleen “Beste,” of “geachte,”.
Ook als je de naam niet weet, zeg dan iets als:
- Beste klant,
- Beste abonnee (van …),
- Beste buurtbewoner,
- Etc.
En doe dit dan dus in het enkelvoud. Zo voelt de lezer zich het meest aangesproken en is de kans het grootst dat die ook daadwerkelijk zal komen naar je evenement. Uiteraard schrijf je de brief daarna ook in enkelvoud. Gebruik dan dus “je” of “u”.
4. Wil je de lezer extra motivatie geven om te komen naar het evenement? Benadruk dan welk voordeel de lezer eruit zal halen, als die naar jouw evenement toekomt. Bij een jubileum (of iets dergelijks) zal de ontvanger vaak uit respect al komen, maar soms kan een voordeel helpen.
5. Onderteken de uitnodiging altijd met je volledige naam en functie. Zet dus niet alleen je bedrijfsnaam neer. Wij mensen weten graag precies met wie we te maken hebben. Zo voelen we ons ook persoonlijker aangesproken.
Bijvoorbeeld:
Met vriendelijke groet,
Twan Stokkink
HR-manager “bedrijf”
6. Je kunt de lezer ook nieuwsgierig maken met je uitnodiging. Als je bijvoorbeeld een ‘speciale gast’ hebt of als er ‘een verrassing wacht op het einde van de dag’, dan raakt de lezers waarschijnlijk nieuwsgierig. De kans is dan groter dat hij/zij komt. Wij mensen zijn namelijk nogal nieuwsgierig.
7. Een andere effectieve manier die soms wordt toegepast is om in te spelen op het gevoel van exclusiviteit. Je kunt iets schrijven als “speciaal voor onze beste klanten…” Je kunt dit ‘exclusieve karakter’ ook versterken door iets te beloven in ruil voor de uitnodigingen, zoals een gratis drankje. Neem deze uitnodiging zeker mee, want op vertoon hiervan krijg je van ons een gratis drankje.
8. Stuur ongeveer een week na het evenement een bedankje naar de bezoekers. Dit is een mooie manier om een goede relatie op te bouwen met de ander.
9. Let als laatste ook op de lay-out. Maak de sfeer van het evenement voelbaar in de brief. Hoe minder formeel je gelegenheid is, hoe creatiever je mag zijn met kleuren en vormen. Is het een zakelijke gelegenheid, hou de uitnodigingen dan ook zakelijk.
Als je een informelere uitnodiging stuurt, zorg dan dat je uitnodiging er aantrekkelijk uitziet. Maak gebruik van een pakkende kop, tussentitels, illustraties en andere typografische prikkels. Een creatieve uitnodiging met korte stukjes tekst en een mooie lay-out leest fijner dan een a4’tje vol met ‘gewone tekst’.