Je moet een presentatie geven of misschien moet je een leuke speech schrijven, hoe doe je dit? Je wilt je verhaal kwijt, maar tegelijkertijd wil je het publiek amuseren en betrokken houden bij je verhaal. Om te zorgen dat je verhaal indruk maakt en de luisteraar geïnteresseerd blijft zijn er enkele dingen die je kunt doen.
Analyseer je doelgroep
Als eerste stap moet je gaan bedenken wie je doelgroep is. Weet je al wie in het publiek gaan zitten? Zijn het je collega’s, leden van een vereniging of totaal vreemden?
Heb je intern publiek, dan is het redelijk makkelijk om je toespraak op het publiek af te stemmen. Je kent die mensen hun gevoelen, meningen, interesses, en dergelijke.
Heb je nog geen kennis van wie je publiek zal zijn, dan is dit wat lastiger. Dan kun je vooraf jezelf beter even inlezen en verdiepen in het publiek. Je wilt namelijk dat je presentatie zo goed mogelijk aansluit bij het publiek. Je moet de presentatie namelijk zo interessant mogelijk maken voor hun. Want jij kunt de presentatie wel heel goed vinden of interessant vinden, maar het gaat er uiteindelijk om wat het publiek vindt.
Hier een lijst met vragen die je jezelf eventueel kunt vragen over je doelgroep. Om goed voorbereid te zijn moet je ook rekening houden met de gelegenheid en het onderwerp. Hier heb ik ook 2 lijstjes van met vragen die je jezelf vooraf kunt stellen. Je hoeft deze niet allemaal te gebruiken. Je kunt zelf kiezen welke wel en niet handig zijn om te gebruiken.
Vragen over het publiek
- Is de meerderheid vrouwen, mannen of gemend?
- Hoe groot is het publiek?
- Welke leeftijdsgroep is het publiek?
- Hebben ze dezelfde nationaliteit of zijn er verschillende nationaliteiten?
- Welk opleidingsniveau is het publiek?
- Hoe divers is het publiek?
- Wat is hun socio-economische status?
- Welke interesses hebben ze?
- Hebben ze religieuze of politieke overtuigingen?
- Ken je duidelijke waarden of standpunten van ze?
- Vertegenwoordigen ze een instantie (bedrijf, vereniging, stichting)
Vragen over de gelegenheid
- Wat is het doel van de presentatie/gelegenheid?
- Hoeveel tijd heb je?
- Hebben de aanwezigen gelegenheid om vragen te stellen en/of interactief te zijn met jou als spreker?
- Zijn de aanwezigen verplicht of vrijwillig aanwezig?
- Wat gebeurt er na de presentatie?
- Wat doen ze voor de presentatie?
- Met welk doel zit het publiek daar?
Vragen over het onderwerp
- Is het publiek al bekend met je onderwerp? Zo ja, in hoeverre?
- Wat zijn hun verwachtingen?
- Wat is hun houding tegenover je onderwerp?
- Welke vragen hebben ze eventueel over het onderwerp?
- Wat heeft jouw onderwerp voor impact op het publiek?
Opbouw van een presentatie
Oké je hebt je nu volledig georiënteerd op je publiek, dan gaan we nu beginnen met de opbouw van de presentatie.
De structuur van je presentatie is namelijk erg belangrijk voor het luistergedrag van je publiek. Mensen maken namelijk voortdurend voorspellingen over het verdere verloop van de tekst. Als je tekst dus aansluit met de voorspellingen van je publiek, hou je hun aandacht vast tot het eind.
Als je ze in verwarring brengt zullen ze tijdens je verhaal afhaken.
Mij is geleerd om eerst het middeldeel van je betoog te doen, daarna pas de inleiding en het slot. Zo raad ik jullie dus ook aan om het te doen.
Middendeel
Hou tijdens het schrijven van je presentatie altijd rekening met de conclusie van je doelgroep analyse. Zorg dus dat je je tekst laat aansluiten op je doelgroep.
Tip: Zojuist vertelde ik dat het publiek moet kunnen voorspellen wat het vervolg van de tekst is om te blijven luisteren. Dit is absoluut waar, maar soms kan het ook interessant zijn om ineens af te wijken van de verwachting en iets verrassends te doen om het publiek bij de les te houden.
Heeft je presentatie een informatief doel, dan staan hieronder 5 structuur modellen die je kunt gebruiken om je presentatie op te bouwen.
Ga niet deze modellen blindelings volgen, maar gebruik het als ondersteuning. Je kunt altijd vragen toevoegen of weghalen. Ook kun je meerdere structuurmodellen combineren. Kijk zelf hoe je deze informatie het beste kunt gebruiken bij het maken van je presentatie.
1. Probleemstructuur
- Wat is precies het probleem?
- Waarom is het een probleem? (Voor de maatschappij, jezelf, een organisatie, …)
- Wat zijn de oorzaken van dit probleem?
- Wat kunnen wij doen tegen dit probleem?
2. Onderzoeksstructuur
- Wat is er precies onderzocht?
- Wat was het doel van dat onderzoek?
- Welke onderzoeksmethodes werden er gebruikt?
- Wat zijn de resultaten van het onderzoek?
- Welke conclusie kun je daaruit trekken?
3. Gebeurtenisstructuur
- Wat gaat er binnenkort gebeuren?
- Wat is het doel van deze gebeurtenis?
- Wat zijn de voor en-nadelen van deze gebeurtenis?
- Hoe gaat de gebeurtenis plaatsvinden?
- Wat is het effect/resultaat van deze gebeurtenis?
4. Maatregelstructuur
- Wat is de maatregel?
- Waarom is die maatregel nodig?
- Hoe wordt die maatregel uitgevoerd en nageleefd?
- Wat is het wenselijke effect van de maatregel?
5. Evaluatiestructuur
- Wat zijn relevante kenmerken van het te evalueren onderwerp?
- Op welke criteria wordt het onderwerp beoordeeld?
- Wat zijn de positieve punten?
- Wat zijn de negatieve punten?
- Wat is het eindoordeel?
Past geen van deze 5 structuurmodellen bij uw onderwerp? Dan kun je nog kiezen om je tekst chronologisch of geografisch te structureren. Bij chronologisch structureren begin je met vertellen over de verleden tijd, vervolgens het heden en eindig je met toekomstplannen.
Wil je je tekst geografisch structureren dan kan je beginnen bij Nederland, dan Europa en uiteindelijk de hele wereld.
Dit zijn allemaal maar suggesties. Kies voor jezelf wat het beste bij jouw onderwerp past.
Als je een eigen structuur wilt gaan volgen is dit helemaal prima. Let er wel op dat het een samenhangend en overzichtelijk verhaal wordt. Als je allemaal losse punten gaat benoemen wordt het chaotisch en breng je verwarring bij je publiek. Zorg ook dat je tekst bestaat uit hoofdstukken/hoofdpunten. Deze kun je weer onder verdelen in subhoofdstukken en subhoofdpunten. 10 pagina’s verdeeld in 5 subhoofdpunten is een stuk makkelijker en leuker om te volgen dan 10 pagina’s achter elkaar over 1 hoofdpunt.
Hou het interessant
Verder kun je je presentatie interessant houden door de ‘aankleding’. Noem concrete voorbeelden (bijvoorbeeld uit het dagelijks leven) en gebruik tabellen, citaten, korte anekdotes, feitjes, etc.
Grapjes, opmerkingen of aandachttrekkende acties werken ook goed. Zo hou je het publiek bij de les. Pas wel op met aanstootgevende opmerken en dergelijke.
Vergeet ook zeker niet illustraties toe te voegen aan je presentatie. Voeg een tabel, grafiek of foto toe om je presentatie interessant te houden. Niemand vindt het leuk om alleen maar naar tekst te kijken, wij mensen houden van visuele context (en afwisseling).
Inleiding
Nadat je het middendeel af hebt, ga je je aandacht richten op de inleiding. De inleiding is het eerste contact met je publiek, dus je wilt een goede eerste indruk maken. Nadenken over een goede ‘eerste paar zinnen’ is dus zeker de moeite waard. Een uitschuiver of ongelukkige uitspraak in het begin van je presentatie kan fataal zijn.
1. Je start de inleiding met een aanhef. Hoe je het publiek aanspreekt hangt af van de groep en de gelegenheid. Vaak zal je iets simpels kiezen als ‘”beste dames en heren” “geachte aanwezigen” “beste leden”.
2. Vervolgens bedank je de persoon die je heeft ingeleid. Ben je niet ingeleid, dan heet je zelf de aanwezigen welkom en geef je een korte introductie van jezelf. Tenzij het publiek je al kent uiteraard.
3. Daarna vertel je waarover je gaat spreken en waarom, oftewel het onderwerp en het doel van de presentatie. Je kunt ook uitleggen waarom dit onderwerp interessant is voor het publiek. Doe dit zeker als het publiek nog niet erg gemotiveerd lijkt om te luisteren naar je presentatie.
4. Als laatst geef je de structuur van de presentatie aan. Zeg kort hoe je presentatie opgebouwd is en wat de luisteraar kan verwachten.
De toon van je inleiding hangt ook af van je doel:
– Geef je een informatieve toespraak, dan zal je inleiding vaker formeel zijn. Je kunt overwegen om deze formele sfeer ietwat te doorbreken door een grappige opmerking te maken. Dit hoeft uiteraard niet. Maar zo’n geslaagde kwinkslag of speelse aandachtstrekker kan een ideale ijsbreker zijn.
– Ben je van plan om een persuasieve toespraak (betoog) te houden, dan kies je liever voor een minder formele opening. Je wilt een wij-gevoel creëren met het publiek. Je schetst waarom de luisteraars en jij bij elkaar zijn en welk gezamenlijk belang jullie hebben. Je geeft herkenbare of overeenkomende factoren en situaties aan.
Beperk je inleiding tot hoogstens 10% van je totale tijd.
Slot
En tot slot, het slot ;). Deze is ook zeker niet onbelangrijk. Wij mensen onthouden namelijk het beste wat wij als laatste meemaakten ergens van (het recency effect). Dit geldt eigenlijk voor alles, zo ook voor informatie of indrukken. Met een goed einde houdt het publiek dus een goede indruk van jouw presentatie over.
De opbouw van het slot hangt af van het doel:
– Bij een informatieve presentatie is het slot vaak zakelijk en helder. Je geeft nogmaals een korte samenvatting van de hoofdpunten of werkt toe naar een conclusie. Probeer de centrale boodschap van je presentatie hier duidelijk te maken aan het publiek. Wat wil je hun meegeven?
Zoek een goede manier om afscheid te nemen van je publiek. “Dat was het” “de tijd is helaas om” of “tot ziens” zijn niet echte spetterende afsluiters. Probeer dus om je presentatie te eindigen met een citaat of een statement of een wens aan het publiek. Daarna bedank je de luisteraars voor hun tijd en luisterbereidheid.
Ook kun je gebruik maken van een cirkelconstructie. Daarin worden de beginwoorden of beginsituatie opnieuw ter sprake gebracht, maar worden ze in een breder perspectief geplaatst. Hierdoor is je verhaal weer rond. Bijvoorbeeld: Dit brengt ons weer bij de hoofdvraag van deze presentatie ‘hoe slecht is roken precies?’.
– Heb je een persuasieve presentatie gegeven dan kun je het beste eindigen met de essentie van je boodschap, je stelling of je sterkste argument. Zo vormt je slot het hoogtepunt van het betoog. Als het goed is heeft het publiek op dat moment al genoeg informatie namelijk om een conclusie te trekken. Jij moet ze alleen nog even kort proberen te overtuigen.
Mocht je in je slot een oproep tot actie doen, dan moet deze zo snel mogelijk na de presentatie volgen. Hoe langer het duurt hoe meer de actiebereidheid afneemt bij het publiek. Zorg dus dat ze zo snel mogelijk na je presentatie actie gaan nemen (eventueel door middel van een deadline).
Probeer ook voor het slot hoogstens 10% van de totale spreektijd te gebruiken.
Titel
Als je presentatie inhoudelijk helemaal klaar is, zou ik pas een passende titel bedenken. Soms vragen organisatoren ver van tevoren om een titel, omdat ze die op hun uitnodiging of programmaboekje willen vermelden. Dit is niet ideaal want vaak wordt dan eerst de titel verzonnen en daarna pas de presentatie zelf. Dat is bij voorkeur niet hoe je het wilt doen.
Kies een titel die zowel aangeeft waar je over gaat spreken als de nieuwgierigheid wekt. Een titel in de vorm van een vraag werkt daar altijd goed bij. Wees alleen niet te exact in je titelkeuze. Zorg dat je nog wel speelruimte hebt, vooral als je nog nauwelijks bent begonnen met de voorbereiding. Enkele voorbeelden:
Roken is zóó 2015
Programmeren: meer dan nummers
Hoe ga je om met negatieve gedachtes?
Hoe schrijf je een goede presentatietekst
Nu heb je je publiek geanalyseerd en de structuur van je presentatie op papier staan. Nu is het tijd voor de volgende stap: je presentatietekst schrijven. Hoe formuleer je je boodschap overtuigend en duidelijk? Hoe trek je de luisteraar mee in je verhaal? Hoe zorg je dat de luisteraar jouw argumenten en redeneringen volgt?
In de volgende 3 subparagrafen ga ik je de antwoorden geven.
Eerst leg ik uit hoe je in begrijpelijke taal spreekt, in de tweede subparagraaf vertel ik je hoe je je kunt verplaatsen in de luisteraars, en in de derde subparagraaf staan tips en tricks om de luisteraar te overtuigen en inspireren.
Begrijpelijke taal
De eerste vraag die je jezelf moet stellen is: in hoeverre wil ik mijn presentatietekst uitschrijven?
Dit is vaak niet eens nodig of soms zelfs onhandig. Sommige (ervaren) sprekers hebben al genoeg aan een spiekbriefje met trefwoorden. Of je gebruikt een Powerpoint met steekwoorden en hebt helemaal geen briefje nodig. Anderen vinden het wel fijn om alles uit te schrijven. Dit is een houvast en voelt vertrouwd. Hier kun je altijd op terugvallen als je iets vergeet. Ga dus voor jezelf na wat jij het fijnste vindt.
- Een voordeel van het volledig uitschrijven: je weet precies wat je moet zeggen en het verhaal zal vlot verlopen.
- Een nadeel van het volledig uitschrijven: als je de tekst voor gaat lezen als het ware, verlies je een groot deel van de spontaniteit. En dat is juist een eigenschap die publiek enorm waardeert.
Het liefst zoek je naar een goed evenwicht tussen voorbereid en spontaan.
Het belangrijkste advies op het gebied van stijl is: kies waar jij je comfortabel bij voelt én die goed past bij het publiek. Tegen een publiek van onbekende bejaarde mensen praat je anders dan tegen een publiek vol met collega’s. Over het algemeen wordt tegenwoordig enthousiast en dynamisch meer gewaardeerd dan droog en zakelijk.
Fundamenteel is dat je voor je doelgroep goed te begrijpen bent. Let daarom op de volgende punten:
1. Gesproken taal
Kies voor een schrijfstijl die lijkt op gesproken taal. Uiteindelijk moet je de tekst namelijk gaan spreken. Ook zullen andere mensen jouw tekst waarschijnlijk niet lezen dus je hoeft hem niet mooi te maken of iets dergelijks. Schrijf de tekst zo dicht mogelijk bij hoe je het gaat vertellen.
2. Zinslengte
Zorg dat je zinnen niet te lang worden. Met geschreven taal is dit zo, maar ook met gesproken taal. Luisteraars kunnen namelijk niet terugbladeren, terugspoelen of op een pauzeknop drukken als het even te veel wordt of onduidelijk is. Om afhakend publiek te voorkomen kun je dus het beste je zinnen kort houden.
3. Vaktermen
Als je bekend bent in een bepaald gebied ben je misschien geneigd om vaktermen te gebruiken in je tekst. Soms kan dit prima, soms is dit echt af te raden. Je moet als spreker je woorden afstemmen op je publiek. Kent jouw publiek de woorden ook, dan kan je prima vaktermen gebruiken. Maar ga niet een tekst vol vaktermen vertellen tegen leken, dan zijn ze het verhaal erg snel kwijt. Vraag je dus altijd af hoeveel verstand je publiek heeft van het onderwerp.
Kleine kanttekening: ik bedoel niet dat je alle vaktermen in je tekst moet schrappen als je spreekt voor een groep mensen met mindere kennis van het onderwerp. Je kunt ook enkele vaktermen gebruiken en deze duidelijk uitleggen. Maar ga niet overkill aan vaktaal, dit kan het publiek irriteren en zorgen dat ze sneller afhaken.
Aansluiten bij het publiek
Je wilt je tekst zo interessant mogelijk maken voor je publiek. Hier 2 manieren om de betrokkenheid met je publiek in je tekst te tonen.
Persoonlijke taal
U/uw, je, jij, jouw. Dit zijn belangrijke woorden tijdens je presentatie. Met zinnen als “je kunt je wel voorstellen dat ….” Of “u hebt vast wel eens meegemaakt …” zorg je dat de luisteraar zich in gaat leven in het verhaal. De betrokkenheid van je publiek neemt toe, omdat je hun persoonlijk aanspreekt. Probeer dus zoveel mogelijk een ‘band’ te scheppen met je publiek.
Kies uiteraard aan de hand van je doelgroep of je in de u-vorm of jij-vorm gaat spreken. Ook raad ik aan om zo concreet mogelijk te zijn met namen. Probeer niet ‘de leidinggevende’ of ‘dat bedrijf’ te zeggen, maar noem de naam van de leidinggevende of het bedrijf.
Voorbeelden
Een hele makkelijke manier om je verhaal boeiend te maken is door voorbeelden te gebruiken. Kies voor voorbeelden van jouw eigen ervaring of die aansluiten bij de doelgroep. Hoe dichterbij het voorbeeld komt, hoe betrokkener het publiek zal zijn.
Vertel het voorbeeld zo levendig mogelijk. Je wilt dat het publiek zich haast precies kan inbeelden hoe die situatie eruitzag. Neem de luisteraars als het ware mee terug in de tijd.
Overtuigend formuleren
Vooral bij betogen is het belangrijk dat je overtuigend overkomt. Je wilt de mening van je luisteraars namelijk beïnvloeden. Je kunt gebruik maken van stijlfiguren. Hieronder de nuttigste stijlfiguren voor jou.
Tautologie
Je herhaalt de betekenis van een woord door een synoniem toe te voegen. Hierdoor wordt je boodschap krachtiger:
- Voor eeuwig en altijd
- Over en uit
- Vast en zeker
- Bont en blauw
- Schots en scheef
- Gratis en voor niets
Metafoor
Je vergelijkt een persoon, toestand of begrip met een beeld dat voor je luisteraars herkenbaar is. Dit klinkt misschien een beetje onduidelijk, hier een paar voorbeelden:
- Mijn beste vriend is echt een wandelende vuilnisbak
- Die man kan echt niet koken, hij kan nog geen ei bakken
- Mijn huis is mijn veilige haven
Omgekeerde herhaling
Een omgekeerde herhaling zorgt er vaak voor dat het publiek aan het denken wordt gezet. Je herhaalt twee groepen woorden maar dan in een andere volgorde/vorm. Bijvoorbeeld:
- Vraag je niet af wat de overheid voor jou kan betekenen, maar wat jij voor de overheid kan betekenen.
- Jij komt naar ons of ik kom naar jullie, maar er wordt gedronken vanavond.
Paradox
Dit is een schijnbare tegenstrijdigheid. Het publiek wordt aangezet om na te denken over wat er eigenlijk gezegd wordt:
- Ik lieg eigenlijk nooit, of was dat een leugen?
- Ik heb maar 1 minpunt, dat ik geen minpunten heb.
Drieslag
Je somt 3 dingen op, die je boodschap versterken. Zo’n drieslag is helemaal mooi als je gebruikmaakt van alliteratie (woorden die beginnen met dezelfde letter):
- I came, i saw, i concered
- Vrienden, voetbal, viandel
Emoties
Spreek met emoties. Daarmee toon je dat je betrokken bent bij het onderwerp en het publiek. Ook kom je geïnspireerder over.
- Ik ben bang dat dit het einde wordt van…..
- Deze uitvinding geeft mij hoop voor de toekomst.
Bijvoeglijke naamwoorden (adjectieven) kunnen je tekst ook naar een hoger niveau tillen. Met adjectieven kun je ook een objectief feit tot een subjectieve mening ombuigen. Vergelijk deze 2 zinnen:
- Kijk maar eens naar de omstandigheden in Kenia.
- Kijk maar eens goed naar de verschrikkelijke omstandigheden in Kenia.
Deze 2e zin laat duidelijk weten wat je ervan vindt.