Misschien ben je gevraagd om een korte toespraak te houden bij een gelegenheid of een of andere gebeurtenis. Dit kan bij een enorm aantal gelegenheden: congressen, (in)huldigingen, diners, feesten, jubilea, overdracht van een functie, promotie, beurzen, etc. Bij een dergelijke gebeurtenis is het belangrijk dat er een goede en leuke gelegenheidstoespraak plaatsvindt. Want iedereen heeft wel eens een speech gehoord waarbij 90% zich verveelde of niet oplette. Super zonde!
Maar hoe schrijf je een goede gelegenheidstoespraak en waar moet je rekening mee houden? Belangrijk is namelijk dat het publiek betrokken is en blijft bij je verhaal en dat het genoeg prikkelt om te blijven luisteren. In dit artikel vertel ik je hoe je dit doet.
Betrokkenheid bij het publiek en het evenement
Bij een gelegenheidstoespraak hoort een direct-persoonlijke karakter. Je hebt waarschijnlijk redelijk direct contact met het publiek en dit geeft de gelegenheid om in te spelen op de reacties van het publiek of op de omstandigheden.
Een gelegenheidstoespraak staat altijd volledig ten dienste van de gelegenheid. Zonder gelegenheidstoespraak is de gelegenheid zelfs niet eens hetzelfde. De speech is dus belangrijk voor de gelegenheid. De inhoud is vaak voorspelbaar, aangezien de aanwezigen weten waarom ze aanwezig zijn en wat de gelegenheid is. Daarom rust er minder stress op de spreker. Je vertolkt telkens de verwachtingen van het publiek. Dankzij jouw woorden in je speech probeer je een saamhorigheidsgevoel voor de aanwezigen te creëren.
Een goede spreker is zich bewust van het rituele karakter van een gelegenheidstoespraak. Ze houden zich daarom aan een tijdslimiet. Ga voor een bondige toespraak, vooral als de luisteraars moeten staan. Nu verder naar het schrijven van een goede gelegenheidsspeech…
Keep It short and simple
Dit wordt ook wel de KISS-formule genoemd. De kracht van een dergelijke toespraak zit voor een groot gedeelte in de bondigheid. De kern van je verhaal bestaat vaak uit slechts een paar zinnen die de rode draad van je verhaal vormen.
Begin je opening niet met een excuus:
- Ik heb niet zoveel tijd gehad om deze speech voor te bereiden
- Ik heb nog nooit eerder voor zo’n grote groep gestaan, maar ik ga er het beste van maken
Een goede opening verwijst naar de gebeurtenis, het belang van de bijeenkomst, de plaats of de tijd:
- U heeft vast wel gezien dat… (gebeurtenis)
- Vanaf vandaag gaan wij als volgt verder…(belang)
- Op deze plek was waar ik vroeger… (plaats)
- Vandaag 25 jaar geleden…(tijd)
Daarna volgt je middenstuk. Zorg uiteraard voor een vloeiend lopend verhaal. Spring niet van de hak op de tak, maar zorg dat het een duidelijk samenhangend verhaal is.
Welkomstwoord
Het welkomstwoord is vaak onderdeel van de inleidingsspeech. Maar deze kan ook op zichzelf worden uitgesproken om één of meerdere gasten te verwelkomen. De belangrijkste functie van het welkomstwoord is de gasten op hun gemak stellen en hen welkom heten namens de organisatie. Als spreker is het belangrijk om snel het ijs te breken met het publiek en een open sfeer creëren.
Je herinnert de gasten waarom zij aanwezig zijn en wat hun band met de gelegenheid is. Als er hoog bezoek is maak je het belang hiervan duidelijk. Daarna kun je een overzicht van het programma voor die dag geven. Of je gaat verder met de inleiding van een gastspreker.
In- en uitleiding van een gastspreker (optioneel)
Na het welkomstwoord introduceer je de gastspreker aan het publiek (inleiden). Als inleider is het jouw taak om interesse te wekken bij de luisteraars voor de gastspreker en zijn onderwerp. Je kunt het publiek wijzen op de gastspreker zijn prestaties, kwaliteiten, ervaringen, huidige functie of eventueel voorgaande of toekomstige functies, etc.
Je kunt nog aangeven dat er natijd tijd is voor vragen of iets dergelijks. Daarna nodig je de gastspreker uit om zijn plaats in te nemen.
Als de gastspreker klaar is moet jij hem ook weer uitleiden. In die uitleiding bedank je hem voor de presentatie. Je kunt in je dankwoord enkele notities gebruiken die je tijdens de presentatie gemaakt hebt. Zo benadruk je opvallende of nieuwe opmerkingen/kennis. Zo illustreer je waardering voor de gastspreker en de presentatie. Doe dit niet té veel, het moet geen samenvatting worden.
Geef vervolgens aan dat je hoopt in de toekomst nog eens beroep te mogen doen op de kennis en ervaring van de gastspreker.
Mocht er na de presentatie gelegenheid zijn voor vragen, dan is een kort dankwoord prima. Je leidt daarna de nabespreking in en stelt zelf één vraag die je voorbereid hebt. Dit doe je omdat gewoonlijk niemand de eerste vraag durft te stellen. Als jij dit zelf doet dan breek je het ijs. De gastspreker geeft antwoord. Vervolgens laat je de vragenstellers uit het publiek aan het woord. Als de nabespreking/vragenronde afgelopen is bedank je eerst kort de vragenstellers en het publiek. Daarna bedank je de gastspreker uitvoerig voor zijn presentatie.
Feestrede
Er kunnen van allerlei redenen zijn waarom jij een feestrede moet geven: een promotie, (in)huldiging, prijsuitreiking, afscheid van een lid, et cetera.
Feestredes zijn erg los en informeel. Een zakelijk of formele presentatie is dan ook eigenlijk ongepast. Een enthousiaste vrije toespraak werkt het beste. Als spreker wil je zo dicht mogelijk bij de belangrijke persoon/personen staat van de gelegenheid. Probeer ze ook vaak aan te kijken en het echt persoonlijk over te brengen. Humor, woordgrappen, anekdotes, dit alles kan ook meewerken aan een goede sfeer tijdens de feestrede.
In de inleiding stel je jezelf kort voor en licht je toe wat de aanleiding is van het feest. Vervolgens kan je kiezen uit 3 modellen:
Chronologisch model
Je blikt terug op memorabele hoogtepunten uit het verleden, die te maken hebben met de gevierde of de gelegenheid. Dit zie je vaak bij afscheidsspeeches en jubilea.
Dankmodel
Je drukt je waardering uit voor de gevierde. Je kunt diegene zijn prestaties en kwaliteiten benoemen. Dit model zie je vaak bij huldigingen.
Anekdotisch model
Je vertelt een anekdote of persoonlijke ervaring, die verband houdt met de gevierde of de gelegenheid.
Het slot van een feestrede verschilt per gelegenheid. Als een werknemer of lid vertrekt bedank je hem/haar bijvoorbeeld voor zijn inzet en vertel je hoezeer jullie hem gaan missen. Bij een huwelijk wens je het bruidspaar een voorspoedige toekomst en veel liefdesgeluk. Kijk dus per gelegenheid, hoe je het beste kunt afsluiten.
Zorg dat je een feestrede niet te lang houdt. Iedereen wil namelijk weer snel verder met eten, drinken en feesten.
Openingswoord
Een openingswoord wordt gebruikt wanneer een congres, beurs, open dag, veiling, nieuw gebouw, etc. officieel wordt geopend.
Eerste heet je de gasten hartelijk welkom. Belicht vervolgens het belang van het evenement en bedank mensen die meegewerkt hebben. Als je een nieuw gebouw, afdeling, filiaal opent, wijs dan op de functie ervan. Wens als laatste iedereen een prettige en/of leerzame dag toe.
Een openingswoord mag echt kort zijn, de mensen zijn er namelijk voor het evenement zelf, niet voor een speech.
Slotwoord
Het doel van je slotwoord is de bijeenkomst goed afsluiten en de mensen te bedanken die bijgedragen hebben aan het slagen ervan. Bij een congres, conferentie, etc. bedankt u niet alleen de spreker voor hun presentatie, maar ook het publiek (voor het luisteren en bijvoorbeeld vragen stellen of meedoen met experimenten).